В современном мире, где информационные потоки и задачи увеличиваются, управление временем необходимо для повышения эффективности деятельности и продуктивности работы, а также для достижения поставленных целей. Управление временем помогает оптимизировать рабочий процесс, что важно для компании.

Представляем вам простые и проверенные техники тайм-менеджмента (от англ. time management - управление временем).

1. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора. Метод «90 на 30» Тони Шварца и метод «52 на 17» строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

2. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Натальей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией (откладыванием задач «на потом»). Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит регламент или руководитель.

4. Метод Стивена Кови

Всемирно известный эксперт по управлению и саморазвитию, автор бестселлеров, называет несколько правил эффективной работы:

• Везде видеть возможности и браться за их реализацию;
• Никогда не останавливаться и стремиться к развитию;
• Искать выгоду для обеих сторон в любом союзе;
• Создавать такой коллектив, чтобы совместные усилия были более результативны, чем усилия каждого его члена в отдельности;
• На первое место в общении ставить собеседника и желание уяснить его мысль;
• В начале любого дела сформулировать конечную крупную цель;
• Знать, как приступить к делу правильно.

Выполняя эти советы, вы сможете быть гораздо продуктивней в своей деятельности.

5. Принцип Парето

В его основе лежит закон Парето, который гласит: 20 % усилий обеспечивают 80 % результата, оставшиеся 20 % достигаются с помощью 80 % усилий. Ставьте перед собой цель и идите к ней, не отвлекаясь на «шелуху» в виде длинных разговоров, бесконечных усовершенствований и т.д. Работайте над главным, а уже в оставшееся время можно заниматься мелочами.

Спустя несколько десятилетий американский экономист Джозеф Джуран назвал это соотношение «принципом Парето». Он использовал правило 80/20, чтобы проанализировать производственные процессы, найти источники проблем и оптимизировать управление. Именно Джуран закрепил имя Парето за этим принципом.

6. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет, поэтому дальнейшая работа идет легче.

7. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро — делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

8. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Канбан является одним из ключевых методов системы управления. Метод придумал инженер Toyota, японец Тайити Оно в 1940-х годах, (кстати, канбан по-японски — «рекламный щит, вывеска»).

В основе метода наглядность и визуализация. Создайте список из трех столбиков: «Сделать», «Делаю» и «Сделано». Можно использовать стикеры и переклеивать их или магнитные доски, на которых удобно стирать. Также для этого подойдет специальный сервис-планировщик.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

Таким образом, вы сможете отслеживать свою продуктивность, контролировать все дела и четко представлять занятость на ближайшее время.

9. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации (ранжирования задач, по тому, насколько они важны), которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой.

Матрица Эйзенхауэра:

Вот как ей пользоваться.

Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект, отправить черновик статьи, ответить на важные письма. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.

Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые нужно планировать заранее, чтобы не потерять.

Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать.

Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

10. Автофокус

Автор этого приема планирования рабочего времени — Марк Форстер, специалист по повышению производительности. Он предлагает тем, кто не привык к жесткой дисциплине, следующее. Собрать все дела в один список. Выбрать из них одно самое важное и решить его. Затем повторить отбор. Когда с самым необходимым покончено, можно приступить к приятным заботам. Оставшиеся пункты можно перенести на следующий день.

11. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала. Записывайте рабочие задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки.

12. Техника временных блоков

Кому подходит. Тем, кто хочет управлять своим временем осознанно — без завалов и спешки.

Как работает. Делите день на блоки — в каждом занимаетесь одним типом задач. Например, с 9 до 11 сортировка входящих писем, ответы на запросы, планирование действий по остальным письмам, с 11 до 17 занимаетесь ключевым проектом, с 17 до 18 – работа над отчётами, анализом, планирование на следующий день. Главное — не перескакивать с одного на другое, чтобы не терять фокус.

Что даёт. Структурирует день, помогает сосредоточиться и сократить время на «переключение». Это отличный пример планирования рабочего дня. Продержитесь 10 минут. Если никак не можете начать — договоритесь с собой: «Работаю всего 10 минут». Запустите таймер и начните. Часто бывает, что втягиваешься и продолжаешь без проблем.

13. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена.

14. Метод Дэвида Аллена

Главный принцип созданного этим бизнес-коучем метода: выполнить все важные дела, верно расставив приоритеты, можно, только если они зафиксированы и находятся у вас перед глазами. Подойдут бумажные планинги или стикеры, магнитные доски и т.д. А также специальные приложения для планирования, например, Wunderlist или Trello.

Подбирайте методы, которые вам подходят. Не существует единого правильного подхода, самое важное – слушать себя и оценивать результат.